Võimekas majandustarkvara vajab korralikku juurutamist
Enn Heinsoo
Enn.Heinsoo@aripaev.ee
"Äripäev" 23.11.2006

JYSKi kauplusteketis võeti ühilduvuse tagamiseks kasutusele ühtne tarkvara kõigi majandustegevuste jaoks.
Milliseid eeliseid annab ühtne, kõiki valdkondi kattev tarkvara? "Peamine on see, et ei ole vaja erinevaid tarkvarasid ega andmete muundamist, kõik vajalikud andmed on ühes süsteemis koos ning puudub vajadus andmebaaside liitmiste järele," selgitas JYSKi IT-juht Kaspars Osis esmast eelist.
"Kasutame Microsoft Dynamics Navisioni, mille ettevõtte töösse integreerimine võttis meil aega kolm kuud," rääkis Osis. "Integreerimine on kallis lõbu, mistõttu hiljem mõnele teisele majandustarkvarale hüpata ei ole mõtet, seega tuleb tarkvarasse investeerides kindel olla, et see vajadused rahuldab," lisas Osis. Ühtse süsteemi eelistest tõi Osis välja ka tõsiasja, et andmed liiguvad kiiresti vahepeal liideseid või erinevaid süsteeme läbimata.
"Näiteks, kui teises riigis ühes meie kauplustest laoseis muutub, keegi midagi ostab, kassas midagi muutub, on kõigil, kel on piisavalt õigusi, võimalik seda kohe vaadata vastava mooduli abil," selgitas Osis.

Segadust tarkvara võimalusterohkus aga ei tekita, kuna kasutajale tehakse kättesaadavaks ainult moodulid, mida too oma tööks vajab.
Kahe kasutusaasta jooksul pole Osise sõnul tarkvaras otseselt vigu esinenud, kuid täiendamine toimub pidevalt. "Sellise süsteemi kasutuselevõtt on pikk koostööprotsess partneriga, kes tarkvara meile sobivaks kohandab ning meie töötajad seda kasutama õpetab," lisas ta.
JYSKi pearaamatupidaja Taive Sinisalu arvates pakub Dynamics Navision teistest majandustarkvaradest ka rohkem võimalusi, kui vaid osata neid ära kasutada. "Oluline on ka, et programm ei ole jäik ning seda annab vajaduse korral täiendada," rääkis Sinisalu.
"Ühtse lahenduse juures on hea, et on vähem lisatööd andmete sisestamisel ning inimlikel vigadel vähem ruumi omavolitseda," lisas Sinisalu Dynamicsi-laadse süsteemi eeliste kohta.
Tarkvaraga võib Sinisalu arvates ka rahule jääda. Varem on ta kokku puutunud ka teiste tootjate majandustarkvaraga nagu Merit Aktiva, Merit Palk, Hansa First Office jt. Navisioniga töötab Sinisalu internetipõhiselt ning tegeleb regulaarselt kogu raamatupidamise arvestusega.

Tarkvara kõikide võimaluste kasutamine eeldab analüüsi

Kogemused ütlevad, et ilma põhjaliku analüüsi ja juurutamiseta on suur oht tarkvara kasutuselevõtmise ebaõnnestumiseks.
Ettevõtte põhjalik diagnostika ja juurutusprotsess on vundamendiks edukale ärilahendusele. Kaardistada tuleb kogu olemasolev IT-infrastruktuur, tööprotsessid, visioon ning kõik see, mida ettevõte ja inimesed täpselt uuelt tarkvaralt ootavad.
Samuti peab süsteem olema hiljem lihtsalt arendatav ning võimaldama kasutajate lihtsat lisamist ning nende õiguste efektiivset haldamist.
Ning kindlasti on oluline kogu juurutamisprotsessi dokumenteerida, et vältida mõlema osapoole riske ning hilisemaid kulutusi.
Majandustarkvara valikul soovitan kliendil mõelda põhjalikult sellele, mida soovitakse, mida tehakse täna ja kuhu soovitakse tulevikus jõuda. Samuti uurige tarkvara pakkujate referentse ning rääkige firmadega, kes huviorbiidis olevat süsteemi juba kasutavad.
Ühe hästi integreeritud tarkvara kaudu saavad juurdepääsu andmetele ja teha põhitööd ettevõttejuhid, raamatupidajad, müügimeeskond, ladu või muu personal. Samuti on võimalik piirata juurdepääsu andmetele just selliselt, nagu ettevõte seda soovib. Kogu tarkvara on võimalik kohandada vastavalt ettevõtte vajadustele.
Diagnostika ja juurutamise hinnad on täieliku majandustarkvara lahenduse puhul väga erinevad, kõik sõltub töömahust, mis on iga projekti puhul erinev.
On ettevõtteid, kellele oleme Microsoft Dynamics NAV projekti lahendanud kahe kuni kolme kuuga, kuid keskmine projekt vältab umbes pool aastat.
Seetõttu on keeruline anda ka toodetele karbihinda. Lõplik maksumus erineb tavaliselt algsest hinnangust, hõlmates ka näiteks kasutajate väljaõpet ning hilisemat kasutajatuge.